Cadastrar um Curso no Sistema

Agora você irá aprender todas as etapas de cadastro de um curso. Da criação de uma modalidade de ensino até a matrícula de alunos.

Antes de começarmos, você sabe o que é um curso para o sistema? Para o sistema o curso é um ciclo de ensino chamado modalidade que pode ser limitado ou dividido de acordo com as preferências da instituição. Os cursos possuem sequências de períodos e frequências desses períodos. O cadastro de um curso determinará algumas informações para documentos importantes como o histórico escolar do aluno e outros documentos institucionais bem como fará a interação entre o aluno matriculado em um curso e o módulo tesouraria ou qualquer outro módulo do sistema.

1. O primeiro passo é cadastrar uma modalidade de curso na tela "Modalidades de Cursos" ( Iniciar > Parametrização > Escolaridade > Modalidades de Cursos > Manutenção). Nessa primeira etapa você irá informar dados básicos que valerão para todos os anos letivos que você incluir posteriormente para esse curso. Veja mais sobre esse cadastro no link abaixo:

• Cadastrar Modalidades

2. Mas não basta apenas cadastrar uma modalidade. Agora você deve informar ao sistema como essa modalidade funciona. O ano letivo é uma dessas informações necessárias. Ele irá informar para quais anos letivos vigentes no sistema um aluno poderá efetuar matrícula. Então, vamos cadastrar um ano letivo no sistema. Acesse a tela "Cadastro de Anos Letivos" ( Iniciar > Parametrização > Escolaridade > Anos Letivos ) para determinar o comportamento desse ano letivo seguindo as instruções no link abaixo:

• Cadastrar Anos Letivos

3. Depois de cadastrar o ano letivo você precisa incluir séries, fases e/ou anos no seu ano letivo. Na tela "Cadastro de Anos Letivos" ( Iniciar > Parametrização > Escolaridade > Anos Letivos ) clique no botão Épocas Escolares para acessar  a tela "Épocas Escolares Aplicadas (Modalidades)" e cadastrar cada série, fase ou ano de seu ano letivo como sugere o link abaixo:

• Cadastrar Períodos (Séries / Fases)

4. Você também deve informar ao sistema a sequência dos anos letivos cadastrados. Essas informações são importantes na hora de o sistema montar documentos como os históricos escolares dos seus alunos. Veja no link abaixo como efetuar esse cadastro:

• Cadastrar Sequência de Anos Letivos

5. Voltando à tela "Cadastro de Anos Letivos" ( Iniciar > Parametrização > Escolaridade > Anos Letivos ), agora você precisa informar ao sistema como será o esquema de notas de sua instituição. Comece cadastrando as épocas escolares que você deseja para esse ano letivo. Você deve clicar um vez sobre o ano letivo de interesse e clicar agora sobre o botão Médias Aplicadas (Modalidades), que dará acesso à tela "Médias Aplicadas (Modalidades)". Siga as instruções para os cadastros de médias no link abaixo e não se esqueça de incluir as recuperações:

• Cadastrar Médias Aplicadas

6. Agora chegou a hora de você informar quais disciplinas pertencerão ao seu curso e a que série, ano ou fase estão vinculadas. Outras informações como carga horária dessas nas épocas escolares e a quantidade de créditos correspondentes também são informadas nesse momento. Para isso, você deve clicar sobre o botão Matriz Curricular na tela "Cadastro de Anos Letivos" ( Iniciar > Parametrização > Escolaridade > Anos Letivos ) para acessar a tela "Matriz Curricular" e seguir as instruções no link abaixo:

• Cadastrar Matrizes Curriculares

7. Você precisa também informar quais modelos de boletins e/ou fichas individuais serão utilizados para cada período escolar do seu curso. Configure previamente o template dos boletins e/ou fichas individuais com nosso suporte pelo e-mail suporte@ciaporte.com.br ou pelo telefone (48)30252888. Veja como efetuar esses cadastros:

• Cadastrar Boletim

• Cadastrar Ficha Individual

8. É importante que a sua modalidade de ensino tenha vínculo com a tesouraria do sistema para registrar as receitas e despesas de sua instituição. Para que isso ocorra, você primeiro deve cadastrar os boletos bancários que incidirão sobre essa modalidade. Os boletos obedecerão as informações dos planos de conta optados para cada aluno. Acesse então a tela "Cadastro de Boletos Bancários" clicando sobre o botão Modelos de Boletos Bancários (Séries/ Fases) na tela "Cadastro de Anos Letivos" ( Iniciar > Parametrização > Escolaridade > Anos Letivos ) para começar a cadastrar um ou mais modelos de boletos bancários como sugere o link abaixo:

• Cadastrar Boletos

9. Agora você irá cadastrar os planos de pagamento para o seu curso. Você sabe o que exatamente é um plano de pagamento? Não? Então vou lhe explicar. Os planos de pagamentos são os conjuntos de serviços vinculados a um valor oferecidos aos clientes pela instituição. Para oferecer esse plano você precisa primeiro cadastrar os serviços oferecidos por usa instituição e posteriormente fazer a composição desses serviços em um plano de pagamento. Nesse plano de pagamento você irá incluir os serviços que lhe convirem e se eles serão opcionais ou obrigatórios na hora de escolha pelo plano e efetivação de matrícula do aluno bem como se incidirão descontos financeiros e bolsas sobre eles. Veja como configurá-los para seu curso nos links abaixo:

• Cadastrar Serviços

• Cadastrar Planos de Pagamento

10. Você já tem cadastrado em seu sistema modalidades, anos letivos, períodos, matrizes curriculares e médias. Agora você já tem condições de começar as matrículas de seus alunos no sistema. De acordo com as regras de algumas instituições, os alunos podem escolher sua turma na efetivação da matrícula. Se esse for o caso da sua instituição, esse é o momento de efetuar o cadastro de turmas. Se a instituição optou por montar a turma após o período de matrículas, as turmas podem ser cadastradas, antes ou durante o período de matrícula, ou até a definição e enturmação dos alunos no sistema. Com uma turma cadastrada você pode vincular os horários de aula e os respectivos professores que ministrarão as aulas, assim como o local físico da turma. Veja abaixo:

• Cadastrar Turmas

• Cadastrar Salas de Aula

• Cadastrar Locais de Aula

11. Agora que você já configurou o seu curso indicando ao sistema como ele funcionará para os módulos escolaridade e tesouraria, você pode começar o cadastro e a efetivação de matrícula de seus alunos e futuros alunos. O cadastro do aluno pode ser feito antes ou durante a efetivação de matrícula. Durante o cadastro você informa os dados pessoais desse aluno sem vinculá-lo a serviço algum oferecido pela instituição. Através do código gerado durante o cadastro, chamado código do aluno, poderão ser feitas efetivações de matrícula para esse aluno. Ele é o registro de dados pessoais do aluno e é um registro permanente na escola, ou seja, não precisa ser feito novamente a cada matrícula.

A efetivação da matrícula vincula o cadastro do aluno onde a dados como ano letivo, o período e/ou créditos a serem cursados pelo aluno, bem como o plano de pagamento que ele optou na escolha dos serviços. A partir da efetivação você tem a opção de emissão de boletos para esse aluno na própria tela da efetivação. Veja no link abaixo como efetuar matrículas:

• Cadastrar Alunos

• Efetivar Matrículas

12. Você ainda tem a opção de ofertar as matrículas dos alunos via portal acadêmico. Para isso você deve configurar o período de matrícula via portal acadêmico e o período de ajuste dessas matrículas, caso algum aluno tenha se matriculado em um período ou disciplina errada, ou mesmo desistido de uma dessas. Veja no link abaixo como efetuar esse cadastro:

• Cadastrar Período de Matrículas via Portal Acadêmico

13. Depois da efetivação da matrícula de seus alunos você pode emitir as vias do contrato para que possam ser assinadas pela instituição e pelos responsáveis pelo aluno. Siga as instruções do tópico abaixo enviando para o nosso suporte o modelo do contrato para que os contratos sejam configurados para as devidas modalidades de ensino e assim, prontos para serem emitidos após a efetivação das matrículas. Veja como proceder no tópico abaixo:

• Emitir Contratos

14. A criação de turmas e inclusão de alunos nelas pode ser feita em diversos momentos. De acordo com as regras de sua instituição que será definido se a turma será criada antes ou depois da efetivação de matrículas. A criação da turma no sistema não implica na inclusão imediata de alunos. Você pode cadastrar as turmas antes do período de matrículas e depois enturmar os alunos. Conheça abaixo como cadastrar uma turma e as diversas formas de enturmação de alunos em uma turma, da efetivação de matrículas, à transferência de turmas e turnos:

• Cadastrar Turmas

• Incluir Alunos em uma Turma

15. Depois de incluídos os alunos nas turmas você poderá emitir alguns relatórios como as relações de alunos por turma para colocar em murais e informar aos alunos em que turma estão matriculados. Veja abaixo:

• Emitir Relação de Alunos Matriculados por Turma

• Emitir Carômetro de Matriculados por Turma

Pronto! Você acaba de aprender todos os passos para cadastrar um curso, da criação à distribuição de alunos por turma.